1.3 Narzędzia
W celu pomocy gminom w czasie trwania tej fazy stworzono dwa narzędzia operacyjne:
A. Mapowanie juŜ istniejących narzędzi finansowych, zarządzania, księgowych oraz raportowych
A1. Mapowanie narzędzi raportowania
Przed rozpoczęciem procesu tworzenia bilansu klimatycznego proszę dodać następującą tabelę, przeanalizować główne kroki oraz ramy czasowe procesu zatwierdzenia budŜetu finansowego Państwa gminy oraz wszelkie inne oficjalne procesy raportowania finansowego.
A2. Mapowanie narzędzi zarządzania środowiskowego
Proszę przeanalizować wszelkie systemy raportowania środowiskowego, które juŜ zostały wdroŜone w Państwa gminie (jeśli takowe istnieją). Niektóre z przykładów to bilans środowiskowy, raport o stanie środowiska, Eco-budŜet, bilans środowiskowy CLEAR.
A3. Mapowanie narzędzi księgowości i raportowania środowiskowego
Proszę przeanalizować wszelkie systemy raportowania środowiskowego, które juŜ zostały wdroŜone w Państwa gminie (jeśli takowe istnieją). Niektóre z przykładów to bilans środowiskowy, raport o stanie środowiska, Eco-budŜet, bilans środowiskowy CLEAR.
PORADY:
• Proszę włączyć w ten proces sektor(y), które w Państwa gminie odpowiadają za
zidentyfikowane narzędzia oraz systemy; waŜnym jest aby wyjaśnić z nimi juŜ na tym
etapie czy i jak Bilans Klimatyczny moŜe być włączony w juŜ istniejące narzędzia;
• Proszę wraz z nimi sprawdzić czy istnieją inne narzędzia odpowiedzialności, które naleŜy
wziąć pod uwagę podczas tworzenia Bilansu Klimatycznego.
B. Monitorowanie stanu wdroŜenia projektów
B1. Definiowanie wskaźników postępu
Dla kaŜdego z działań Planu Łagodzenia i Adaptacji, które jest przewidziane w perspektywie krótkoterminowej, naleŜy wybrać zestaw wskaźników, które moŜna uŜyć do rocznego monitorowania i sprawdzenia stanu projektu.
NARZĘDZIA LAKS:
Rysunek 1. Wskaźniki projektu
PORADY:
• Proszę sprawdzić i sporządzić listę wskaźników, które juŜ Państwo zbierają dla innych
narzędzi raportujących i które zostały zidentyfikowane w kroku A (np. bilans środowiskowy, raporty na temat zrównowaŜenia itp.) tak, aby zobaczyć czy któryś z nich moŜe być bardziej przydatny dla potrzeb monitorowania projektów włączonych w Państwa Plan Łagodzenia i Adaptacji;
• Proszę połączyć te wskaźniki z innymi, które mogą być przydatne dla monitorowania projektów włączonych w plan. Proszę wziąć pod uwagę, Ŝe te wskaźniki muszą być uŜyteczne takŜe dla wyliczenia poziomu redukcji emisji CO2 dla kaŜdej z interwencji;
• Proszę stworzyć macierz, w której wszystkie wskaźniki przewidziane do zebrania byłyby wymienione. Ma to na celu stworzenie unikatowego pliku, w którym odpowiednie wskaźniki byłby zbierane kaŜdego roku;
• Proszę włączyć personel, który w Państwa gminie odpowiada za raporty środowiskowe;
• Proszę precyzyjnie zdefiniować ramy czasowe i zakres odpowiedzialności;
• Proszę wypełnić poniŜszą tabelę podsumowującą Państwa decyzje.
Przykład: Wskaźniki Reggio Emilia
Reggio Emilia ma juŜ bilans środowiskowy i wiele wskaźników jest juŜ zbieranych w tym procesie. Dlatego teŜ, przed rozwaŜeniem nowych wskaźników muszą oni stworzyć plik Excel o następującej strukturze, aby stworzyć listę wskaźników kaŜdej z interwencji, które juŜ zostały zebrane.
B2. Ocena stanu wdroŜenia projektówi
KaŜdego roku projekty przeznaczone do realizacji w perspektywie krótkoterminowej muszą być monitorowane z uwzględnieniem wskaźników postępu wybranych w kroku B1.
Proszę uzupełnić poniŜszą tabelę w celu podsumowania Państwa decyzji dotyczących głównych obowiązków do wykonania w celu sfinalizowania tego kroku.
NARZĘDZIA LAKS:
Rysunek 2. Ukończone projekty
Rysunek 3. BieŜące projekty
Rysunek 4. Inne, nierozpoczęte jeszcze projekty
PORADY:
• Proszę stworzyć wspólny szablon, który będzie wysyłany kaŜdego roku do kaŜdego z sektorów z prośbą o określenie wartości liczbowej kaŜdego ze wskaźników projektów za które są oni odpowiedzialni tak, aby ułatwić proces zbierania danych;
• Proszę zdefiniować ramy czasowe oraz osoby odpowiedzialne za zebranie danych biorąc pod uwagę ramy czasowe przeznaczone na zebranie danych do innych narzędzi raportowania;
• Proszę upewnić się, Ŝe proces jest zintegrowany aby uniknąć nakładania się go na inne procesy zbierania i opracowywania danych;
B3. Uaktualnienie raportu z emisji gazów cieplarnianych
KaŜdego roku Państwa gmina powinna uzupełnić listę nowymi danymi w celu sprawdzenia stanu emisji gazów cieplarnianych na poziomie lokalnym i uzyskania poglądu na wyniki wdraŜania projektów.
NARZĘDZIA LAKS:
PORADY:
• JeŜeli nie mają Państwo moŜliwości (zasoby ludzkie lub finansowe), aby uaktualnić listę co roku proszę pamiętać o tym, Ŝe doroczna aktualizacja sprawia, Ŝe łatwiej utrzymać kanały zbierania danych i nie marnuje się pracy juŜ wykonanej dla listy emisji z roku odniesienia. JednakŜe, moŜe się to okazać zbyt wymagające dla małej gminy, której brakuje zasobów ludzkich. W takim przypadku moŜna dokonywać aktualizacji raz na dwa lata.
• Proszę nawiązać kontakt z uniwersytetami i uzgodnić z nimi warunki odbywania praktyk studenckich w zakresie aktualizacji listy emisji oraz analizy danych.
C. Ostateczne monitorowanie
C1. Analiza kosztów i oszczędności projektów bezpośrednio dających się przypisać gminie
KaŜdego roku, wraz ze stanem wdroŜenia projektu, waŜnym jest by monitorować takŜe środki finansowe przeznaczone na realizację kaŜdego z projektów oraz potencjalne oszczędności wynikające z projektu (np. spadek kosztów związanych z elektrycznością w budynkach publicznych).
Rysunek 2. Wskaźniki finansowe
PORADY:
• Proszę zadecydować o terminie wykonania danego procesu w zależności od budżetu gminy. W idealnym przypadku oba procesy powinny przebiegać równolegle: powinna nastąpic koordynacja monitorowania finansowego z procesem zatwierdzenia budżetu gminy w celu
skorzystania z już istniejących procesów zbierania danych;
• Aspekty ekonomiczne mogą być istotną siłą napędową do wdrażania polityk w gminach.
Należy zwrócić szczególną uwagę na oszczędności wynikające ze wzrostu efektywności energetycznej.
D. Raportowanie informacji
D1. Przygotowanie Bilansu Klimatycznego
Po zebraniu wszystkich niezbędnych danych tak, jak to opisano w poprzednim kroku, naleŜy uŜyć struktury Bilansu Klimatycznego stworzonej dla projektu LAKS w celu stworzenia Państwa Bilansu Klimatycznego.
Format bilansu klimatycznego zawiera następujące sekcje:
• WSTĘP: krótki opis procesu bilansu klimatycznego i jego celów
• PRZEGLĄD STANU WDROśENIA PLANU ŁAGODZENIA I ADAPTACJI: krótki przegląd
etapu dąŜenia do celu wyznaczonego dla Państwa gminy oraz ogólna ocena uzyskanych
wyników w porównaniu do celów.
• GMINNY BILANS KLIMATYCZNY: monitorowanie i ilościowa ocena projektów zawartych w
Planie Łagodzenia i Adaptacji. Dla kaŜdego z sektorów projekty zostały podzielone ze względu na stan wdroŜenia:
- Ukończone projekty
- BieŜące projekty
- Inne, nierozpoczęte projekty zawarte w Planie
PORADY:
• Proszę utworzyć Państwa bilans klimatyczny zgodnie ze strukturą Państwa planu
tak, aby były one spójne i aby moŜna było łatwo zrozumieć projekty i sektory;
• JeŜeli mają juŜ Państwo raport środowiskowy moŜna go załączyć do bilansu klimatycznego i dostosować jego strukturę tak, aby była ona podobna do strukturyinnych narzędzi raportowania;
E. Zatwierdzenie bilansu klimatycznego
E1. Tworzenie procesu zatwierdzenia
Bilans klimatyczny musi zostać formalnie zatwierdzony przez Radę Gminy w procesie podobnym do zatwierdzania budŜetu finansowego tak, aby mógł on stać się częścią prawdziwego cyklu odpowiedzialności, co pozwala na zintegrowanie go z momentem podejmowania kluczowych decyzji w Państwa gminie.
PORADY:
• DProszę określić ramy czasowe i procedury zatwierdzania budŜetu finansowego i
skoordynować to z zatwierdzeniem bilansu klimatycznego;
• Proszę koordynować tę czynność krok po kroku z burmistrzem lub jego biurem w
celu włączenia jej do procesu podejmowania kluczowych decyzji.