B. PIANIFICAZIONE
B1. Esame del report sulle emissioni di gas serra e valutazione multicriteri delle politiche
L'obiettivo di questa fase è quello di fornire una rappresentazione chiara di "dove siamo arrivati", ovvero una descrizione della situazione attuale della città in termini di energia e di cambiamento climatico.
Se ritenete che sia necessario avere una visione più esauriente del vostro comune potete servirvi di un'analisi SWOT, uno strumento di pianificazione strategica che può essere applicato allo sviluppo del piano di mitigazione e adattamento. Basata sui risultati del report sulle emissioni di gas serra e sulla valutazione multicriteri delle politiche, permette di determinare i punti di forza e i punti deboli dell'amministrazione locale in termini di energia e di gestione climatica, così come le opportunità e le minacce che potrebbero interessare la procedura. Tale analisi può aiutare a definire le priorità nel momento in cui si progettano e si selezionano azioni e misure.
CONSIGLI:
• Prima di iniziare, prendete in considerazione tutti i piani e le politiche che avete già sviluppato e analizzate attentamente l'inventario delle emissioni di gas serra per identificare i settori che necessitano di azioni prioritarie;
• Valutate tutte le politiche possibili che potrebbero essere incluse nel vostro piano esaminando la valutazione multicriteri delle politiche e selezionate le più rilevanti o applicabili alla vostra realtà;
• Non dimenticatevi del lavoro già svolto: il report sulle emissioni di gas serra e la valutazione multicriteri delle politiche sono strumenti operativi da prendere in considerazione in questa fase.
STRUMENTI LAKS:
B2. Definizione di obiettivi e di visioni a lungo termine
La visione a lungo termine è il principio guida del lavoro del vostro comune per il Piano di mitigazione a adattamento. Indica la direzione verso la quale l'amministrazione locale vuole muoversi. Un confronto tra tale visione e la situazione attuale dell'amministrazione locale rappresenta la base per determinare quali azioni siano necessarie per raggiungere gli obiettivi desiderati. La visione a lungo termine è l'elemento di unione a cui tutte le parti interessate possono fare riferimento, ovvero tutte le parti partendo dai politici in carica fino ad arrivare ai cittadini e ai gruppi interessati.
Dovete selezionare l'obiettivo e l'arco di tempo per il raggiungimento della riduzione delle emissioni prendendo in considerazione i punti riportati di seguito.
Consigliamo di considerare gli impegni presi dal Patto dei Sindaci (ovvero ridurre di almeno il 20% le emissioni di CO2 entro il 2020) come punto di partenza. Non preoccupatevi di eventuali difficoltà nella definizione di tale obiettivo: anche un impegno di entità minore può rappresentare un buon punto di partenza per un processo a lungo termine.
Il passo successivo da compiere consiste nella definizione del vostro obiettivo di riduzione di emissioni di gas serra. Tale obiettivo sarà espresso con un valore percentuale rispetto alla riduzione delle emissioni totali dell'anno di riferimento selezionato. Tale fase è fondamentale per la riuscita del piano. Al fine di determinare un obiettivo fattibile, è importante valutare la potenziale riduzione di emissioni di gas serra del vostro comune, nonché l'impegno e la disponibilità della politica. A seconda della realtà locale potete optare per un obiettivo che preveda una riduzione delle emissioni totale oppure pro-capite.
Una volta definito l'obiettivo totale, è necessario convertirlo in obiettivi specifici per i diversi settori coinvolti nelle azioni dell'amministrazione locale.
CONSIGLI:
• L'obiettivo scelto deve essere verosimile e condiviso dai principali responsabili per le decisioni all'interno dell'amministrazione locale, nonché dalle parti interessate;
• Scegliete tra una riduzione assoluta o pro-capite in base alla vostra realtà locale (ad esempio, rapida crescita della popolazione o diminuzione della popolazione);
• Scegliete una visione a lungo termine che sia realistica ma che apporti qualcosa di nuovo; aggiungete valore reale e abbattete vecchie barriere che non hanno più ragione di esistere. Tale visione dovrebbe descrivere il futuro che si desidera per la città e dovrebbe essere rappresentata graficamente per risultare più comprensibile agli occhi dei cittadini e delle parti interessate;
• Scegliete obiettivi che siano: Specifici, Misurabili, Attuabili, Realistici e Temporalmente definiti.
STRUMENTI LAKS:
Esempio: Definizione degli obiettivi di Reggio Emilia:
B3. Garanzia di supporto tecnologico e finanziario dalle parti locali interessate
Per una stesura ed un'attuazione efficaci del Piano è importante coinvolgere, sin dall'inizio del processo, le principali parti interessate che possono dare supporto tecnologico o finanziario ai progetti che saranno inseriti nel piano. L'intero processo può quindi essere coerente con gli Accountability standards in base ai quali il coinvolgimento delle parti interessate è indispensabile per il processo stesso (fare riferimento al riquadro su Accountability 1000).
È fondamentale scegliere parti locali interessate che possono rivelarsi utili per l'applicazione della strategia del comune. Il processo ideale prevede le fasi seguenti:
• Mappatura delle parti interessate e diverso grado di coinvolgimento:
La prima fase consiste nell'identificare le principali parti interessate. Per "parti interessate" si intende:
o Coloro i cui interessi sono coinvolti nella materia in questione;
o Coloro le cui attività interessano la materia in questione;
o Coloro che possiedono/controllano informazioni, risorse e conoscenze necessarie alla realizzazione ed esecuzione della strategia;
o Coloro la cui partecipazione/coinvolgimento è necessaria/o per un'esecuzione efficace.
La mappatura delle parti interessate è fondamentale per selezionare il modo in cui coinvolgere le stesse al fine di rendere il loro coinvolgimento utile per il processo. A seconda del loro ruolo, il coinvolgimento delle parti interessate può essere diviso fondamentalmente in tre diverse sezioni:
• Scelta delle parti interessate per coinvolgimento e consultazione: scegliete, all'interno della vostra realtà locale, gli attori che possiedono competenze tecniche e/o finanziarie che potrebbero risultare strategiche al fine di progettare gli interventi del Piano di mitigazione e adattamento e che potrebbero quindi essere coinvolti ad un livello superiore. Tali attori potrebbero comprendere:
partner finanziari come banche, fondi privati;
ESCO - Società di servizi energetici;
attori istituzionali come camere di commercio;
associazioni di architetti e ingegneri;
fornitori di energia, servizi;
attori appartenenti al settore dei trasporti e della mobilità;
trasporto pubblico/privato;
Industrie per l'energia rinnovabile;
altre attività che offrono tecnologie innovative che potrebbero essere applicate ai piani (ad esempio, tecnologie intelligenti per l'efficienza energetica, ecc.)
• Organizzazione di gruppi di lavoro con attori selezionati: tali gruppi di lavoro dovrebbero essere attivati all'inizio del processo al fine di coinvolgere gli attori fondamentali sin dall'inizio. L'idea è quella di costruire gradualmente una partnership tra il comune e le attività locali, in particolare quelle che possono diffondere tecnologie e soluzioni nuove che possono apportare al Piano soluzioni e progetti innovativi. È importante condividere con loro le priorità e quanto sono disposti a finanziare, le innovazioni tecnologiche che possono sviluppare, la tipologia di energie rinnovabili sulle quali è meglio concentrarsi, ecc. L'aspetto fondamentale di questo processo è che garantisce la fattibilità dei progetti che saranno inseriti nel Piano e consente il coinvolgimento attivo degli attori fondamentali. Inoltre, il loro coinvolgimento può anche incentivare positivamente l'innovazione economica locale in termini di economia verde.
Gli attori fondamentali che dovrebbero essere coinvolti sono istituzioni finanziarie e altre organizzazioni in grado di fornire risorse.
• Prima selezione dei progetti fattibili: le attività di questi gruppi di lavoro dovrebbero consistere nella definizione condivisa dei progetti che possono essere inseriti nelle seguenti azioni del Piano.
Definite con i partecipanti i progetti che possono essere inseriti nel Piano.
CONSIGLI:
• Coinvolgete nuovi attori e cercate attivamente esperienze interessanti già realizzate nella vostra realtà locale;
• Non concentratevi esclusivamente sui contatti abituali;
• I gruppi di discussione devono essere organizzati accuratamente al fine di garantire risultati efficaci:
o Scegliete moderatori con esperienza per la gestione degli incontri;
o Definite un preciso programma di workshop e pianificate accuratamente le sessioni di lavoro (ad esempio, 1° incontro: obiettivi del progetto, cosa è il Piano di mitigazione e adattamento, necessità, ecc., 2° incontro: interventi già realizzati per ridurre le emissioni di CO2, nuovi progetti fattibili, modo per finanziare questi progetti, ecc.);
o Definite le attività per ogni incontro.
• Alcune parti interessate potrebbero avere conflitti di interesse: in questo caso è consigliabile organizzare separatamente incontri preliminari per ogni gruppo specifico per capire quali sono gli interessi contrastanti prima di unire i gruppi.
• Sviluppate un coinvolgimento costante delle parti interessate con aggiornamenti frequenti e revisioni inter pares al fine di mantenere un legame forte con gli attori coinvolti durante l'intera durata del processo e per farli sentire parte del processo stesso.
Focus: Stakeholder Engagement Standard AA1000 (AA1000SES)
All'interno dello Standard AA1000 pubblicato nel 1999, AccountAbility ha introdotto per la prima volta il principio di inclusività. Il concetto di Inclusività si riferisce alla partecipazione delle parti interessate allo sviluppo e al raggiungimento di una risposta alla sostenibilità responsabile e strategica. Il coinvolgimento delle parti interessate (Stakeholder Engagement) è uno strumento che le organizzazioni utilizzano per raggiungere l'inclusività. Per sostenere il raggiungimento dell'inclusività, all'interno dello Standard AA1000 del 1999 sono state inserite alcune linee guida su come progettare e gestire il coinvolgimento delle parti interessate. Tali linee guida si sono evolute fino a quando, nel 2005, è stato istituito il Stakeholder Engagement Standard AA1000, il primo standard internazionale sul coinvolgimento delle parti interessate ad essere pubblicato. Sebbene il coinvolgimento delle parti interessate non sia un concetto nuovo, al giorno d'oggi è considerato fondamentale per la sostenibilità e il successo di un'organizzazione. Fino ad oggi è sempre stato difficile riconoscere fino in fondo la buona o la cattiva qualità di un coinvolgimento. Lo scopo di tale standard è quindi quello di stabilire un parametro di riferimento per riconoscere un coinvolgimento di qualità.
Le parti interessate non sono solamente membri di comunità o di organizzazioni non governative; sono persone, gruppi o organizzazioni che influenzano e/o potrebbero essere influenzate dalle attività, i prodotti, i servizi e le prestazioni associate di un'organizzazione in merito alle questioni che saranno trattate nell'ambito del coinvolgimento. Con "coinvolgimento delle parti interessate" si intende dunque il processo utilizzato da un'organizzazione per coinvolgere le parti interessate per uno scopo preciso al fine di raggiungere risultati condivisi. Oggi tale concetto è anche riconosciuto come un meccanismo di accountability fondamentale poiché obbliga un'organizzazione a coinvolgere le parti interessate nell'identificazione, nella comprensione e nel rispondere in merito alle questioni e ai problemi riguardanti la sostenibilità, nonché a riferire, spiegare e rendere conto alle stesse parti interessate in merito a decisioni, azioni e prestazioni.
Un coinvolgimento di qualità deve:
• basarsi sull'impegno a rispettare i principi dello standard AA1000APS;
• definire chiaramente la portata;
• godere di una procedura decisionale condivisa;
• concentrarsi su questioni importanti per l'organizzazione e/o le parti interessate;
• creare opportunità di dialogo;
• essere parte integrante della governance dell'organizzazione;
• essere trasparente;
• avere una procedura adeguata alle parti interessate coinvolte;
• essere appropriato;
• essere flessibile e dinamico.
Il coinvolgimento di persone, gruppi o organizzazioni interessate da o che possono interessare le attività di un'organizzazione, nonché la capacità di fare fronte alle loro preoccupazioni, permette alle organizzazioni di operare in modo più efficiente. In questo modo aumentano anche le loro competenze e la loro libertà di azione.
Un coinvolgimento di qualità può:
• portare ad uno sviluppo sociale più equo e sostenibile dando a coloro
che hanno il diritto di essere ascoltati l'opportunità di partecipare alla procedura
decisionale;
• favorire una gestione del rischio e una reputazione migliori;
• consentire l'unione di risorse (competenze, persone, denaro e
tecnologie) per risolvere i problemi e raggiungere gli obiettivi che non possono essere raggiunti
dalle singole organizzazioni;
• favorire la comprensione di ambienti operativi complessi, ad esempio
degli sviluppi di mercato e delle dinamiche culturali;
• favorire l'apprendimento dalle parti interessate per migliorare la produzione e il processo;
improvements;
• informare, istruire e influenzare le parti interessate affinché migliorino le loro decisioni e
le loro azioni che avranno ripercussioni sull'organizzazione e sulla società;
• contribuire allo sviluppo di relazioni trasparenti e basate sulla fiducia con le parti interessate.
B4 Sviluppo del Piano
Questa azione rappresenta il fulcro dell'intero processo in quanto prevede lo sviluppo del Piano di mitigazione e adattamento del vostro Comune. Al fine di descrivere come dovrebbe essere realizzato un processo ideale, abbiamo diviso l'azione di sviluppo in quattro fasi; tali fasi non sono tuttavia elencate in ordine cronologico in quanto possono essere intraprese contemporaneamente.
Prima di procedere dovete decidere come intendete suddividere il tempo a vostra disposizione in azioni a breve termine (circa 3 anni dal momento in cui inizia lo sviluppo del piano) e in azioni a lungo termine (a seconda dell'anno che vi siete prefissati per il raggiungimento del vostro obiettivo finale). Tale decisione è fondamentale per realizzare un piano fattibile e per stabilire le tempistiche, le riduzioni di CO2 previste e gli investimenti finanziari.
1. Identificazione delle azioni già in esecuzione
La prima fase consiste nel rivedere tutte le azioni che il vostro Comune ha già pianificato dall'anno di riferimento all'anno che avete stabilito per il raggiungimento del vostro obiettivo. Tali azioni possono essere state già realizzate o soltanto pianificate.
Al fine di riesaminare il documento, dovete analizzare il piano in base alla vostra realtà locale; alcuni documenti che potrebbero comprendere progetti relativi al risparmio di CO2 che potrebbero rivelarsi utili sono:
pianificazione energetica;
pianificazione urbana;
pianificazione della mobilità;
pianificazione delle aree verdi e dei parchi
Inoltre, potrebbe essere utile organizzare incontri focalizzati all'identificazione di interventi già realizzati sia dall'amministrazione locale che dalle parti interessate. Per quanto riguarda il vostro Comune, potrebbe essere utile organizzare incontri con i consiglieri al fine di verificare con loro se ciò che avete riscontrato nei documenti ufficiali è ancora valido.
CONSIGLI:
• Ricordatevi di fare sempre riferimento alla fonte di tali interventi (documenti ufficiali, pianificazioni, pagine, ecc.);
• Scegliete solamente le azioni che sono state descritte in modo specifico (tempi, indicatori, risultati previsti, responsabile, ecc) e che sono ancora valide;
• Prima di incontrare i consiglieri assicuratevi di avere un elenco di interventi da controllare insieme a loro;
• Alla fine di tale procedura, calcolate le riduzioni totali delle emissioni già ottenute (partendo dall'anno di riferimento) grazie ai progetti già realizzati e calcolate la distanza dall'obiettivo. Tale percentuale deve essere coperta dai nuovi interventi che il vostro Comune si impegnerà a realizzare:
2. Definizione di azioni a breve e a lungo termine
A questo punto dovete iniziare a identificare nuovi interventi che possono contribuire alla riduzione di emissioni di CO2 a livello locale. Questa fase può essere realizzata con metodi diversi e complementari:
• Iniziate con l'elenco degli interventi fattibili che avete identificato nel corso della valutazione multicriteri delle politiche;
• Integrateli con qualsiasi altro intervento emerso nel corso dei workshop con le parti interessate (fare riferimento all'Azione B3);
• Organizzate incontri con i responsabili decisionali dei vari dipartimenti (ad esempio, pianificazione urbana, energetica, assessori alla mobilità, ecc.) al fine di definire insieme a loro gli interventi del progetto.
CONSIGLI:
• Prima di incontrare i responsabili decisionali, assicuratevi di avere un elenco di proposte e di interventi fattibili da realizzare all'interno della realtà locale;
• Organizzate incontri al fine di aggiornare anche i responsabili decisionali sullo sviluppo del progetto;
• In questa fase è fondamentale collaborare con tutti i dipartimenti del Comune; il coordinamento tra tutti gli attori è un aspetto fondamentale per una realizzazione efficace di un'azione;
• Definite scadenze precise al fine di stabilire quali interventi saranno realizzati a breve termine e quali a lungo termine;
• Coinvolgete direttamente il sindaco per aggiungere progetti specifici in quanto, nell'ambito di questa azione, è particolarmente difficile raggiungere l'obiettivo attraverso una prima serie di progetti definiti con i consiglieri. In questo caso il supporto del sindaco può essere utile per organizzare un ulteriore incontro con i consiglieri al fine di sottolineare che l'obiettivo prefissato non è ancora stato raggiunto e che è necessario definire strategie integrative per ridurre le emissioni di CO2
3. Stesura del Piano
Prima di procedere alla stesura del Piano, è importante riesaminare con i responsabili decisionali i progetti principali definiti al fine di ottenere la loro approvazione. Tale azione è possibile attraverso un gruppo di discussione all'interno del quale lo staff addetto al Piano di mitigazione e adattamento può presentare i principali risultati ottenuti ai consiglieri e al sindaco.
A questo punto potete iniziare a redigere la versione finale del Piano utilizzando il modello in formato word allegato.
Dopo i primi capitoli introduttivi, dovete iniziare ad elencare tutti gli interventi che avete scelto e un obiettivo per ogni settore. Alla fine del Piano è necessario completare uno schema, che sarà poi allegato, per ogni azione prevista a lungo e a breve termine. Tale schema dovrà definire almeno i seguenti punti:
- Settore
- Descrizione dell'intervento
- Responsabile
- Tempistica (inizio, fine, principali tappe intermedie)
- Stima dei costi
- Risparmio energetico stimato/aumento della produzione di energia rinnovabile
- Riduzione di CO2 stimata
In questa parte potete decidere di unire gli interventi provenienti da diversi settori della sezione delle attività comunali e dalla sezione delle attività della comunità al fine di rendere il Piano più facile da leggere e più comunicativo. È possibile unire i settori seguendo gli esempi di Padova e Reggio Emilia (da 15 settori a 5 aree di intervento). In ogni caso, siete liberi di sviluppare eventuali unioni di settori in base alle necessità della vostra realtà locale.
Esempio: unione di settori a Padova e Reggio Emilia
CONSIGLI:
• Per ogni gruppo di discussione con i responsabili decisionali può essere utile preparare un breve power point che identifichi per ogni settore i progetti principali, le conseguenti riduzioni di emissioni di CO2, il responsabile politico tecnico, la tempistica, ecc.;
• Provate a redigere il Piano utilizzando un approccio comunicativo forte al fine di creare un documento facile da leggere che può essere diffuso anche ai vostri cittadini;
• Decidete se, nell'ambito della prima parte, preferite limitare ad una semplice esposizione la descrizione dei progetti e riportare quindi tutte le informazioni tecniche del Piano all'interno di tabelle, in allegato, contenenti la descrizione dei progetti; numerate i progetti in modo chiaro affinché vi sia una corrispondenza precisa con la descrizione tecnica contenuta nell'allegato;
B5 Presentazione del Piano alle parti interessate
Presentazione della bozza del Piano: le parti interessate saranno coinvolte anche alla fine del processo quando lo staff per il Piano di mitigazione e adattamento presenterà loro la prima bozza del Piano per avere un feedback. Tale presentazione può essere svolta, in base alle singole strategie locali, organizzando gruppi di discussione con più parti interessate oppure organizzando piccoli gruppi di discussione composti a loro volta da gruppi omogenei di parti interessate (ad esempio, cittadini, attori coinvolti nei gruppi di lavoro, fornitori di energia, rappresentanti di attività, ecc.).
CONSIGLI:
• Per ogni gruppo di discussione con le parti interessate preparate un breve power point che identifichi per ogni settore i progetti principali, le conseguenti riduzioni di emissioni di CO2, il responsabile politico tecnico, la tempistica, ecc.;
• Preparatevi a rispondere alle seguenti domande che potrebbero sorgere:
o In che modo avete calcolato le emissioni di CO2 in fase di inventario?
o In che modo avete calcolato la riduzione di emissioni di CO2?
o Perché avete proprio scelto quel punto di partenza?
o Quali risorse finanziarie sono disponibili per la realizzazione del progetto?
o Avete tenuto in considerazione anche l'aumento di emissioni di CO2 che probabilmente si verificherà nel vostro territorio?
B6 Approvazione del Piano
L'ultima fase consiste nell'approvazione finale del piano. Al fine di ottenere un vero impegno politico e per rendere il Piano strategico per il vostro Comune, è fondamentale l'approvazione del Consiglio comunale.
CONSIGLI:
• Assicuratevi che i relativi consiglieri e il sindaco abbiano già approvato il Piano prima della sessione ufficiale del Consiglio.
• Dopo l'approvazione ufficiale, potete eventualmente organizzare una conferenza per presentare il Piano ad un pubblico più vasto invitando i cittadini, i giornalisti, ecc.