<<

I corsi in pillole "Da Vinci-Einstein"

tempo di lettura: 5 minuti
grado di difficoltà: 0-1-2-3

Semplice ripasso: 20 secondi
(leggete solo Titoli e Parole in Grassetto)



Usare la Rubrica.

L'utilizzo della rubrica consente di velocizzare notevolmente la gestione della corrispondenza, eliminando le operazioni più noiose e ripetitive.

La rubrica è una dotazione del vostro computer (la trovate nel menu Programmi, tra gli Accessori), ma Outlook la tiene come riferimento.
Infatti la riporta tra i suoi strumenti.
Ad esempio nel modulo mail, vicino alle caselle dei destinatari (icona libro aperto):

State scrivendo a qualcuno, ma non ricordate il suo indirizzo e-mail?
Premete ed aprirete la Rubrica, associata al modulo mail:

La finestra riporta l'elenco dei vostri contatti e a fianco le caselle "destinatari" del modulo mail.
Selezionate il contatto dall'elenco e premete il tasto A: -> (il contatto verrà copiato nella casella "Destinatari"), poi date l'OK.
Tornerete al modulo della mail già indirizzato.

Tutto questo se il contatto era nella rubrica!

Aprire la Rubrica.

Aprite la Rubrica al di fuori di Outlook:
tasto Avvio (o Start) --> Programmi --> Accessori --> Rubrica.
Ed eccola qui:

Come potete notare, nell'esempio in figura compare un solo contatto: la nostra scuola (volevate forse che vi squadernassi la mia rubrica?). Quindi starà a voi compilare la vostra.

Vediamo allora gli strumenti del pannello Rubrica:

NUOVO: consente di inserire nominativi e dati
(fra pochissimo vedremo come)
PROPRIETA': consente di leggerli e modificarli
ELIMINA: serve ovviamente a rimuoverli
TROVA CONTATTI: serve a cercare nominativi dispersi
("ma mio cognato l'avevo messo col suo nome, col nome della ditta o sotto mia sorella?")
STAMPA: è ovvio, se volete stampare i dati su carta
AZIONE: potete anche dimenticarvelo
(consente di far partire una operazione specifica relativamente ad un contatto... Insomma: virtuosismi!)
Per cercare un contatto digitate il nome nella casella piccola o scorrete l'elenco della casella grande.

Veniamo alla creazione della rubrica.


Inserire un contatto.

Clic sull'icona Nuovo. Si aprirà un menu a tendina: selezionate Nuovo contatto.
Comparirà una finestra a forma di schedario che vi permetterà di catalogare tutti i dati relativi al vostro contatto:



Come vedete potete inserire di tutto (nome, cognome, soprannome, indirizzo e-mail, abitazione, ufficio, note aggiuntive, ecc.).
Ma non fatevi prendere la mano: se non lavorate per la C.I.A. i dati che vi servono sono:
nome, cognome e indirizzo e-mail. Compilate e premete OK.
Ora il vostro contatto è schedato.

(Se proprio volete sapere a cosa servono le altre caselle: premete sul tastino col punto interrogativo nella striscia blu, trascinatelo su una casella e rilasciate il tasto: uscirà una spiegazione... Non qui, nella rubrica vera!).

Inserire un gruppo.

Un gruppo è un insieme di contatti con caratteristiche comuni: gli insegnanti della vostra scuola, gli amici del circolo, i compagni di calcetto, i parenti simpatici (gruppo esiguo...).
Perché creare un gruppo? Esempio:
frequentate il circolo "Dame del cucito" e volete tutte quelle signore al vostro compleanno (sarà una gran baldoria!) così vi preparate a scrivere decine di mail d'invito.
Ebbene, se nella rubrica aveste creato un gruppo chiamato "Dame cucito" ora potreste scrivere una sola mail e indirizzarla al gruppo, e ogni signora riceverebbe il suo invito.
Una sola mail, un solo indirizzo, tanti destinatari. Bello eh?

Naturalmente conviene creare solo gruppi che pensate di contattare spesso.
Vediamo come:
Clic sull'icona Nuovo e dal menu a tendina selezionate Nuovo gruppo.
Nella prima finestra che si apre date un nome al gruppo, poi premete il tasto Seleziona.
Ed ecco apparire una seconda finestra:



vi compaiono tutti i vostri contatti: selezionate un nome dall'elenco, premete Seleziona-> e vedrete comparire il contatto a destra, nella casella Membri. Ripetete l'operazione fino a completare il gruppo, poi premete OK.
Ora il gruppo comparirà tra i contatti della vostra rubrica.
(Se volete scrivere ad un solo membro del gruppo non preoccupatevi, è ancora nell'elenco dei contatti).