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I corsi in pillole "Da Vinci-Einstein"

tempo di lettura: 4 minuti
grado di difficoltà: 0-1-2-3

semplice ripasso: 40 secondi
(leggete solo Titoli e Parole in Grassetto)

Rispondere.

Ma come "Rispondere"? Se so spedire posso anche rispondere!
Si, ma in certe corrispondenze diventa indispensabile tenere il filo del discorso.

Mettiamo che via e-mail abbiate chiesto a qualcuno determinate spiegazioni. Ve le hanno spedite, ma non vi convincono.
Dovreste mandare un'altra mail per replicare. Del tipo: "In merito alle delucidazioni da me richieste in data tale riguardanti l'affare tale, voi mi avete comunicato che..." La storia rischia di diventare molto lunga!

C'è una soluzione molto più semplice:
selezionate il messaggio a cui volete rispondere, e nella barra degli strumenti fate clic su Rispondi (icona con un solo omino, quella con due ha un significato diverso).

Si aprirà il solito modulo per compilare la vostra mail, ma con una sorpresa:
tutti gli spazi saranno già compilati e nello spazio per il testo troverete una copia del messaggio a cui volete rispondere completo di data, mittente, ecc.
In pratica il completo riepilogo della situazione.
A voi non resta che aggiungere la vostra risposta. In termine tecnico: Replica.

Le Repliche a un messaggio (inviate o ricevute) vengono contrassegnate nell'Oggetto con il prefisso Re:

Dimenticavo.
Se trattate una questione complessa potete anche replicare a una replica, e poi ancora, però attenzione: dopo un po' il riepilogo del riepilogo del riepilogo diventa inutile.

Spedire allegati.

Pensate ad una pratica cartacea: si compila un testo, si prende una graffetta e si allegano copie dei documenti necessari.

Esattamente ciò che farete con Outlook:

Compilate la vostra mail e fate clic su Allega (icona graffetta).
Sopra al modulo della mail si aprirà la solita finestra per ricercare i documenti nel vostro computer:



Doppio clic sul documento desiderato (oppure selezionatelo e premete l'apposito tasto Allega).
Fatto!

Volete allegare più documenti? Ancora clic sull'icona della graffetta e ripetete l'operazione.

Che tipo di documenti potete allegare?
In teoria di tutto: testi, foto, fogli Excel, presentazioni PowerPoint, documenti in PDF, file audio...

PERO'... siete sicuri che la persona a cui inviate questi allegati abbia i programmi necessari per aprirli?
E quanto spazio occupa una foto ad alta risoluzione nella vostra casella e-mail?
E quanto impiega il vostro programma di posta per spedirla? (e quello del destinatario per aprirla?)
E...
Non spaventatevi, in realtà si possono allegare molte cose.

Basta fare due considerazioni:

1. I documenti creati con programmi molto diffusi non dovrebbero creare problemi (se allegate un documento creato con un programma molto specifico, chiedete al ricevente se può aprirlo).

2. E' bene controllare le dimensioni degli allegati: i testi occupano ben poco spazio, ma occhio a foto e file multimediali (300 o 400 KB è già un bel peso...).

Ricevere allegati.

Le mail che contengono allegati vengono contrassegnate col simbolo della graffetta:

Apritele come qualsiasi altro messaggio. Ecco il risultato:

La solita finestra, ma in più c'è la casella Allega: dove viene indicato quale tipo di allegato avete ricevuto (nell'esempio: un tipico documento "Word" intitolato "valutazione finale" che occupa "54,3 KB").

Ora vi chiederete come aprire l'allegato, ma è sempre bene chiedersi prima SE aprirlo!

E qui la "tirata" è d'obbligo:
quasi tutti i virus informatici si diffondono attraverso allegati di posta elettronica. Credete di avere ricevuto un semplice documento dietro al quale si nasconde un programmino che manda in pappa prima il vostro computer poi la vostra psiche (già minata dal logorio della vita moderna contro il quale non abbiamo neanche più il Cynar!). E come sempre il virus ve lo passa un amico, già infettato senza saperlo.

Detto questo abituiamoci ad aprire gli allegati con una procedura che comprenda la scansione antivirus.
Questa:
1. Clic col tasto Destro del mouse sul titolo dell'allegato
2. Dalla tendina che si apre selezionate Salva con nome...
3. Salvate il file dove volete e passatelo con l'antivirus. Sempre!

Ora potete aprirlo come un qualsiasi documento.

Cosa? Non avete un programma Antivirus?
Potrei dire peggio per voi, ma poi mi mandate un allegato e potrebbe essere peggio per me!
Procuratevene uno, scaricatelo da internet (ce ne sono di gratuiti). Meglio se ve ne procurate uno noto, di quelli che fanno tutto da soli, COMPRESO IL CONTROLLO AUTOMATICO DEGLI ALLEGATI...